“C’è un modello ricorrente che vediamo in ogni grande evoluzione del mondo del business: all’inizio è una novità, poi un “nice to have” (qualcosa di utile ma non essenziale), e infine diventa una necessità. È proprio questo il punto in cui ci troviamo oggi con l’intelligenza artificiale nel settore degli eventi”. A parlare è Adam Sloyer è il CEO di Sequence, un’agenzia globale di produzione eventi, mentre l’argomento (com’è chiaro sin dalle prime battute) è l’importanza sempre più pressante e quasi imprescindibile dell’intelligenza artificiale.
In questo caso specifico, applicata all’interno della creazione e della gestione di eventi, più o meno complessi. Certo, sfruttare l’IA per migliorare qualche e-mail è un buon inizio. Ma, secondo i promotori di questi nuovi modelli tecnologici e comportamentali, se non la si applica a compiti più complessi nella gestione quotidiana degli eventi, si rinuncia a efficienza, precisione e risparmio.
“Questo non è un discorso sulle possibilità future. È un appello per il presente” ha poi aggiunto Sloyer. L’IA non sostituirà presto i planner, ma i planner che usano l’IA hanno indubbiamente un vantaggio rispetto a quelli che non lo fanno: questo il sunto del suo messaggio ai lettori. Dopodiché ci fornisce cinque modi-esempi pratici per iniziare subito a usare l’IA per aumentare la produttività nella gestione degli eventi:
1. Decifrare i contratti senza ricorrere subito al legale
Contratti di servizi, accordi con le location, richieste delle celebrità o degli artisti: tutti documenti pieni di linguaggio legale che la maggior parte di noi preferirebbe evitare finché non diventa indispensabile affrontarli. Invece di perdere ore (o soldi, chiamando subito un avvocato), puoi caricare il documento su ChatGPT e chiedere un elenco dei termini sfavorevoli. Vuoi essere ancora più preciso? Puoi impostare un sistema di valutazione in base alla tua tolleranza (“evidenzia tutte le criticità” oppure “accetta preoccupazioni minori”). E puoi anche andare oltre: chiedi all’IA di suggerire formulazioni alternative da proporre nella negoziazione.
2. Trasformare RFP lunghi in istruzioni chiare
Se ti è mai capitato di leggere una RFP (Richiesta di Proposta) e pensare “dev’esserci un modo più semplice per capirla”, avevi ragione. Carica l’intera RFP e chiedi a ChatGPT di:
• Riassumere i requisiti in una checklist.
• Identificare eventuali informazioni mancanti o poco chiare.
• Proporre domande di follow-up per chiarire l’ambito del progetto.
Il risultato? Una partenza più rapida per il tuo team, che potrà dedicare più tempo alla strategia e meno a decifrare documenti complessi.
3. Revisioni intelligenti, documenti più efficaci
Probabilmente non stai ancora usando l’IA per scrivere da zero la scaletta dell’evento, le presentazioni per gli sponsor o i menu. Ma usarla come una sorta di “paio di occhi in più” è davvero rivoluzionario. Carica le bozze dei tuoi materiali e chiedi all’IA di:
• Evidenziare punti in cui i tempi di transizione sul palco potrebbero essere troppo stretti.
• Segnalare opportunità per rafforzare il valore proposto agli sponsor.
• Valutare i menu in termini di equilibrio e rilevanza culturale.
È uno strumento molto efficace per notare dettagli che potresti aver trascurato, testare la tua strategia e scoprire modi nuovi per migliorare il prodotto finale.
4. Ricercare dati intelligenti per validare la strategia
Hai bisogno di dati concreti per sostenere la tua strategia per un evento? Utilizza strumenti come Perplexity.ai per ottenere istantaneamente le principali statistiche su un mercato, un settore specifico o una nicchia che stai prendendo di mira. Puoi fare ricerche generiche (“i 10 principali trend negli eventi fintech”) o super mirate (“spesa media attuale degli sponsor in conferenze SaaS di medie dimensioni”).
La parte migliore? Non ricevi solo numeri, ma numeri con fonti citate, così puoi verificare subito da dove provengono. È un modo rapido e potente per rafforzare le raccomandazioni strategiche, rendere le proposte più solide e prendere decisioni più difendibili senza passare ore su Google.
5. Migliorare i contenuti visivi senza un team di produzione
Per chi ha già una certa dimestichezza con l’IA: i generatori di immagini come DALL·E stanno migliorando a vista d’occhio, ma non sono ancora perfetti. La vera svolta oggi, sottolineano gli esperti di settore, è Runway.
Runway è una piattaforma che permette di creare e modificare facilmente immagini, video e altri contenuti multimediali—senza bisogno di codifica o competenze di editing. Stai lavorando a una proposta e pensi che un’immagine statica sarebbe più efficace in formato video? Hai bisogno di una mood board animata? Vuoi un mini-trailer per dare vita a un concetto? Con Runway ti basta un prompt e un po’ di immaginazione.
In conclusione, secondo i suoi più accaniti promotori, l’intelligenza artificiale non è un lusso né una moda passeggera: è uno strumento già disponibile e potente per chi organizza eventi. Non bisogna aspettare che diventi uno standard del settore: il momento per iniziare a usarla, e ottenere un vero vantaggio competitivo, è adesso.
Parola di Eufemia.
